10 najčešćih grešaka kod izrade putnih naloga
Tko radi – taj i griješi. Donosimo 10 najčešćih grešaka koje biste trebali izbjeći kod izrade slijedećeg putnog naloga. Vjerojatno se možete i pronaći u jednoj od nabrojanih grešaka! Radni naslov ovog posta je: "Što bi moglo poći po zlu?" Putni nalozi su rijetko kome osnovni radni zadatak, često su „nužno zlo“, a pravila koja ih reguliraju često se tumače pogrešno, postoje i interni standardi u organizacijama koji pretpostavljaju neke stvari… Da bi se snašli u toj „šumi“ mi donosimo 10 najčešćih mjesta gdje ljudi „padnu“. Zato smo ovaj post i obogatili slikama padova i nezgoda... Krenimo!
1. Ne upisivanje kilometraže
Za svaki putni nalog gdje se koristilo službeno ili (pogotovo!) privatno vozilo potrebno je unijeti realno stanje kilometar sata na početku puta i na kraju puta. Npr. 74550 i 74650. Znači ne možemo pisati 0 i 100 (osim ako auto nije izašao upravo iz tvornice
Poreznu upravu i državu interesira dali je putni nalog koji ste napravili realno i odrađen. Kako biste to dokazali potrebno je priložiti bilo kakav dokaz kojim djelatnika smještate na određenu lokaciju u vrijeme odrađivanja naloga. To može biti ENC, parking račun, račun za cestarinu, račun hotela itd..
Potkrijepite vjerodostojnost naloga bilo kakvim troškom, pa makar se on ne refundirao djelatniku.
3. Naziv prijevoznog sredstva
Zakon o PDV-u definira da se vozila moraju nazivati na slijedeći način: marka, tip i registarske pločice. Znači, npr. Seat Leon OS-123-AB. Nije dovoljno upisati privatni auto ili npr. ženin auto.
6. Putni nalog dulji od 30 dana
Maksimalno trajanje putnog naloga je 30 dana. Sve iznad toga nije putni nalog već se naknade za takvo obavljanje djelatnosti mogu isplaćivati na druge načine.
Također, svaki povratak u sjedište tvrtke/obrta/organizacije – prekida nalog.
5. Ne upisivanje svrhe putovanja
Ovo je jedna od najčešćih grešaka kod izrade putnih naloga. Svrha putovanja je obavezna informacija. I probajte biti malo određeniji, „Poslovni put“ nije dovoljno dobro (a i predoslovno je…).
Dnevnice ne računamo za svaki kalendarski dan zasebno unutar jednog putnog naloga jer u teoriji (a možda i praksi) možemo imati dan gdje je djelatnik bio u dvije zasebne države po 12 sati u svakoj unutar jednog dana. Za koji državu ide dnevnica? Što ako je 5 dana zaredom bila ovakva situacija, imamo li onda 10 dnevnica za put koji je trajao 5 dana? Opet ponavljamo, dnevnice ne računamo za svaki kalendarski dan zasebno.
8. Putni nalog na više djelatnika
Znači napisali bi cijeli autobus djelatnika koji idu na team-building na jedan putni nalog? E, pa ne može! Jedan putni nalog – jedan djelatnik. Lijepo napravite za jednoga pa kopirajte za slijedećega itd…
10. Ne slijedivi brojčani niz naloga
Niz brojeva koji su putni nalozi, npr. 1/2016, 2/2016, 3/2016 ne smije imati „rupu“. Ne smijemo preskočiti broj ili, isto tako, napraviti putni nalog sa već postojećim brojem.
Korištenje privatnog vozila
Djelatnik može put obaviti i koristeći vlastito privatno vozilo, u tom slučaju je dužan zapisati stanje kilometar sata na početku i na kraju puta. Razlika (prijeđeni kilometri) se množe sa 2 kune i refundiraju kao amortizacija (trošak korištenja automobila).
U ovom slučaju djelatnik ne može pravdati račun za gorivo – jer je trošak goriva uračunat u 2 kune po kilometru. U svim slučajevima –račun za gorivo je obavezan prilog.